公司治理 - 指引

董事會的使命

Western Digital Corporation (以下簡稱「公司」) 的董事會 (以下簡稱「董事會」) 代表擁有者在延續成功業務方面的利益,包括最佳化長期財務回報。董事會負責決定以尋求實現此成果的方式管理公司。這是一項主動而非被動的責任。董事會的目標是,無論在順境還是逆境,管理層均能履行其職責。董事會的責任是定期監督管理政策和決策 (包括執行其策略) 的有效性。

這些指引代表董事會目前對股東認為頗為重要的特定企業管治問題的思考。這些指引,以及董事委員會的章程,規定公司治理的架構。指引僅為指引之用,而非嚴格的規則。管治委員會將繼續評估指引的適當性和成效,並在其認為符合公司最佳利益或適用法律和條例要求時,不時提供變更建議供董事會核准。

    董事會的徵選和組成

  1. 董事會成員資格準則
    管治委員會將依照公司的策略和業務需求及管制委員會或董事會認為適當的其他考量,定期審查 (至少一年一次) 現有和潛在董事會成員的技能、經驗等級和背景。

  2. 徵選和推薦
    管治委員會將審查潛在候選人的資格並向全體董事會推薦董事被提名人。管治委員會可以接受個別董事會成員的候選人建議,包括公司首席執行長 (「CEO」) 以及公司股東。管治委員會對董事被提名人沒有特定的最低資格要求時,管治委員會就在甄選董事被提名人時待考量的重要因素採納了一項原則:包括被提名人的個人和專業道德、誠信和價值;被提名人的智力、判斷力、遠見卓識、技能、經驗 (包括理解行銷、財務、公司的技術及其他與公司 [例如本公司] 成功相關的要素) 及取得的成就,所有這些都在董事會總體構成的環境下進行檢視;被提名人擔任董事不存在任何利益衝突 (無論是由於業務還是個人關係) 或法律障礙或限制;董事會獨立董事過半數通過;代表股東整體的長期利益,以及背景和專業技能的多樣化,這些是董事會和公司最需要和最受益的面向。管治委員會致力於董事會多樣化 (包括性別、種族、民族和其他比例偏低社群中的成員資格),並且考慮到個人特質、當前的經驗和技巧以及任職董事的潛力,以確保代表董事會多數的觀點,有效地執行官治職責和監督公司戰略的執行。相應地,管治委員會在管治委員會用於選拔董事被提名人的人才庫中包含女性和其他比例偏低社群中的成員,並要求所聘用的獵頭公司也如此。

    每位董事應當投入必要的時間和精力來瞭解公司的業務並妥善履行該等董事的職責。新董事需要參與公司的董事推薦計劃,以讓這些董事熟悉,除其他事項外,公司的業務、重要財務、會計、風險管理問題、首席行政主任、獨立審計員和內部審計員、道德規範以及企業管治指引。公司鼓勵其董事每年參與至少一項繼續教育計劃,以協助他們履行其董事會職責。

  3. 邀請潛在董事加入董事會
    應由管治委員會或其指定人員代表董事會發出加入董事會的邀請。

  4. 董事會領導

  5. 主席和 CEO 的徵選
    董事會能在特定時間以其認為對公司最有益的方式自行選擇主席和 CEO。因此,董事會對於是否分開 CEO 和主席的職責,如果分開,是應該從非員工董事還是員工董事中徵選主席沒有制訂相關政策。

  6. 首席獨立董事
    董事們將委任一名首席獨立董事:(1) 如果主席並非符合納斯達克股票市場有限責任公司上市標準 (以下簡稱「適用的上市規範」) 的獨立董事,或 (2) 如果董事會認為適合。首席獨立董事 (1) 在獨立董事和公司管理之間發揮聯絡作用,(2) 負責協助主席建立董事會會議議程,負責協調議程,主持獨立董事的執行會議,(4)主持董事會主席不在場的所有會議,(6)執行董事會可能不時指定的此類其他職責,(5) 適當時可與股東進行往來,以及 (6) 執行董事會可能不時指定的此類其他職責。此外,獨立董事可以自行決定在特定時間和地點召集獨立董事召開執行會議。

  7. 非管理董事的執行會議
    獨立董事 (此類任期定義見「適用的上市規範」) 應在任何執行管或管理董事不在場的情況下至少一年召開兩次會議。應結合常規董事會排定這些會議。此外,任何獨立董事可以召開董事會獨立董事執行會議,並契合任何定期排定的董事會會議。獨立董事也可以不時與 CEO 單獨召開會議,如獨立董事和/或 CEO 決定召開會議。

  8. 接觸獨立顧問
    在董事會或相關委員會 (與其章程的條例一致) 認為有必要和適合時,會接觸此類獨立顧問。

  9. 董事會規模
    董事會和管治委員會決定 7-13 個董事為目前適合的董事會規模。

  10. 內部和獨立董事混合
    在企業治理事宜上,做法是全體董事會參與。董事會應大多數由獨立董事組成。

  11. 董事獨立
    董事會應每年審查每位董事與公司的關係。在此類年度審查之後,根據董事會的意見,只有那些董事會明確確定不具備在執行董事職責時影響其獨立判斷的關係,以及符合「適用的上市規範」所規定的獨立董事定義的董事,才會被視為獨立董事。

    審計委員會、薪酬與人才委員會和管治委員會各應完全由獨立董事組成,這些董事須滿足指派至任何此類委員會所必須的適用法律、法規和股票交易需求。

  12. 各種董事變更情形
    (i) 從主要職業或任職退休,(ii) 上次當選董事以來,所擔任職位之主要職業或任職存在變更,或 (iii) 由於健康狀況、住址變更或類似原因 (持續時間不足三個月時除外),無法以董事會成員身份積極參與董事會活動的任何董事,應向管治委員會提交董事會辭職書。經管治委員會建議,透過董事決議對此類有條件的辭職書採取行動。

  13. 在其他公司董事會任職
    考慮到可能需要出席、參與董事會的情形及相關有效性,鼓勵董事限制他們所任職的其他董事會的數量。董事不得同時在超過 5 個上市公司董事會任職 (包括本公司的董事會);不過前提是,如果董事為上市公司的執行官,不得同時在超過 2 個公衆公司董事會任職 (包括本公司的董事會)。在接受其他董事會任職的邀請之前,應提前告知董事會主席及管治委員會的主席。

  14. 退休年齡和任期限制
    董事會認為不應建立任期限制。任期限制有助於確保董事會能接收新穎的想法和觀點,但缺點是可能失去經過一段時間深入瞭解公司及其業務後可不斷為整體董事會做出貢獻的有發展潛力的董事。作為任期限制的替代選擇,管治委員會連同 CEO 每年正式審查每位董事在董事會的延續任職。這還可讓每位董事有機會方便地確認其繼續擔任董事會成員的意願。

    除非董事會在特殊情況下決定更長的任期符合公司及其股東的最佳利益,否則董事會遵循以下政策:(1) 在當界或下一界正值其 72 歲生日時,任何董事都不得在年度股東大會上作為連任提名且 (2) 內部董事應在其於本公司或其附屬公司退休或任職終止的日期退休。

  15. 董事薪酬

  16. 董事薪酬
    董事薪酬的形式和金額需由董事會核准,並符合薪酬與人才委員會根據獨立薪酬顧問的資料提出的建議。在提建議時,薪酬與人才委員會應考量:(1) 公司董事的直接和間接形式的薪酬,包括公司向董事附屬之組織做出的任何慈善捐助,以及董事擔任公司顧問或董事與公司之間存在類似安排而產生的薪酬,以及 (2) 對董事薪酬的金額和形式的獨立性的影響。薪酬與人才委員會在考量此類獨立因素後,還可能會在「適用的上市規範」或適用的證券交易委員會規則的要求下,全權酌情決定保留或採納薪酬顧問、法律顧問或其他顧問的建議,以在薪酬與人才委員會決定是否必要或合適時協助做出決定。

    董事費是公司審計委員會成員可能會從公司領取的唯一報酬。

  17. 董事會表現

  18. 評估董事會表現
    董事會至少每年會利用自我審查意見調查表、第三方協調單位和/或管治委員會開發且董事會核准的其他適當方式展開自我評估。自我評估將設計用於評估董事會整體的貢獻和董事會委員會的貢獻,並專門審查董事認為可以做出更佳貢獻的地方。旨在提高董事會職能的有效性,而非針對個別董事會成員。但是,董事會認為,對個別董事會成員的評估是評估董事會表現重要的一部分。因此,公司的政策是提供由董事會成員評估每個董事會成員的表現的審查和評估方式作為整體董事會評估程序的一部分。此外,董事會的每個委員會會開展年度自我評估。管治委員會將管理董事會審查程序。

  19. 董事會與機構投資者、新聞界、客戶等互動。
    董事會認為管理層通常應代表公司發言。個別董事會成員可能會時不時與涉及本公司的各類贊助者會面或溝通,董事會成員將在高層管理人員的核准下,且在大多數情況下,在高層管理人員的要求下這麼做。董事會可酌情在適當時與公司的股東互動。

  20. 董事會與高層管理人員的關係

  21. 董事會會議的非董事定時出席
    首席法務官和/或祕書是通常會在每場董事會期間出席的唯一非董事人員。組成高層管理人員的高層職員出席會議進行運營、財務及相關的簡報。其他高層職員出於簡報或其他目的受邀出席會議。

  22. 董事會接觸高層管理人員
    董事會成員可以完全接觸公司高層管理人員 假設董事會成員將運用判斷能力確保此接觸不會干擾本公司,且該等接觸 (若為書面形式) 會副本抄送給 CEO。此外,董事會鼓勵管理人員不時讓經理參加董事會會議,他們可以:(a) 對所討論的項目提供額外的見解,因為有親自參與這些方面,且/或 (b) 向經理展示高層管理人員認為應向董事會公開的未來潛力。

  23. 會議程序

  24. 董事會會議
    董事會政策要求每年至少召開四次董事會會議。應提前一年排定董事會會議。應在主席與其他董事會成員和適當的高層成員協商覺得需要時對排程做出變更。董事應親自出席和參與董事會及委員會會議,且在無法親自出席時透過電話參與。若董事無法出席會議,則應在此類會議召開之前通知董事會主席或相應的委員會。

    主席與其他董事會成員或高層管理成員協商後適時針對每次董事會會議建立議程。每位董事會成員都可自由建議應納入議程的項目。

    在主席喪失行為能力的情況下,若有必要或需要,任何董事會都可能採取行動召開董事會。

  25. 董事會材料
    關於本公司的財務和經濟資訊會定期提供給董事會。通常對董事會在會議中理解待開展業務非常重要的資訊和資料將在董事會會議之前的適當時間以書面形式分發給董事會。高層管理人員將盡力確保此材料儘可能簡潔,同時仍能提供所需的資訊。若主題太敏感,不宜落實到文字,則主席可以選擇在會議之前透過電話聯絡每位董事,以通知他們董事會將考慮的主要問題。董事應審查並投入適當的時間來學習董事會材料。

  26. 董事會簡報
    通常,有關特定主題的簡報會提前傳送給董事會成員,以便節省董事會會議時間,將更多討論時間專注於董事會對材料的疑問上。

  27. 年度股東大會
    極力鼓勵每位董事出席公司的年度股東大會。

  28. 委員會事宜

  29. 委員會數量
    目前有四個常務董事會委員會:審計、薪酬與人才、執行和管治。董事會可從公司最佳利益出發,在遵守「適用上市規則」的基礎上,決定形成、合併或解散任何委員會。

  30. 委員會指派和輪換
    董事會未針對委員會主席採納特定的任期政策。委員會指派,包括主席,將每年評估一次並適時輪換。所有委員會變更在管治委員會的建議下由董事會核准。

  31. 委員會會議的頻率和長度
    委員會會議 (而非針對執行委員會) 一般在每個定期排定的董事會會議之前或當天早上召開。應提前一年排定委員會會議。應在委員會主席與其他委員會成員和高層成員適時協商覺得需要時對排程做出變更。每位委員會主席將在下一次排定的董事會會議上就委員會事宜做出報告。

  32. 委員會議程
    委員會主席將適時與委員會其他成員及高層管理成員協商制訂委員會的議程。每年發佈委員會議題的初步年度計劃表。最終議程由委員會主席在與其他委員會成員和高層管理成員於每次會議之前適時協商後設定。每個委員會的議程將與董事會分享。

  33. 委員會章程
    常務委員會將依據董事會採納的章程運作,這些章程列明委員會必須遵循的職責和程序。每個委員會每年會審查其章程,並向董事會建議任何其認為必要的變更。

  34. 領導力發展

  35. CEO 的正式評估
    主席和首席獨立董事 (如適用) 以及薪酬與人才委員會將針對 CEO 薪酬審查並核准企業目標和宗旨,並依照這些目標與宗旨評估 CEO 的表現。然後,薪酬與人才委員會將決定並核准 CEO 的薪酬水平。董事會將就 CEO 的相應目標和宗旨以及 CEO 在履行這些目標與宗旨時的表現,向主席、首席獨立董事 (如適用) 以及薪酬與人才委員會提供資料。

  36. 接任規劃和管理發展
    董事會已採納並至少應每年審查重要管理人員的接任計劃,包括 CEO 職位。為協助董事會發揮此職能,CEO 應每年至少與董事會召開一次會議,以就接任規劃做出報告。

    CEO 推薦且管治委員會和董事會已核准一項緊急 CEO 接任計劃,該計劃將在 CEO 無法履行其職務時生效。緊急 CEO 接任計劃每年將至少由董事會審查一次,且任何變更都必須經過董事會核准。

    董事會將監督管理層發展計劃的建立和維護。CEO 每年將與董事會審查該計劃。

董事會核准時間:2021 年 5 月 25 日